Tietosuojakäytännöt
Suomen Nuorisopurjehtijat ry
Pasilankatu 2, 00240 Helsinki
Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsensuhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.
1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa
Emma Hirsimäki
Suomen Nuorisopurjehtijat ry
Pasilankatu 2, 00240 Helsinki
2. Henkilötietojen käyttötarkoitukset
2.1. Jäsenrekisteri
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
-
Jäsenyyksien ylläpito
-
Sähköinen jäsenviestintä
-
Analysointi ja tilastointi
-
Jäsenlehden toimittaminen
-
Yhdistyksen tapahtumiin ja koulutuksiin ilmoittautuneiden tietojen käsittely
3. Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät
3.1. Jäsenrekisteri
Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:
-
yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
-
rekisteröitymistiedot, kuten salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
-
demografiatiedot, kuten syntymäaika ja sukupuoli
-
mahdolliset luvat ja suostumukset
-
jäsensuhdetta koskevat tiedot, eli, tieto vanhempainvastuunkantajasta
4. Säännönmukaiset tietolähteet
4.1. Jäsenrekisteri
-
jäseneltä itseltään nettisivujen lomakkeen kautta, sähköpostitse, puhelimitse, erillisellä lomakkeella
Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:
-
VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä
5. Tietojen säilytysaika
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Mikäli jäsen ilmoittaa jäsensihteerille eroavansa yhdistyksestä säilytetään tietoja järjestelmässä kaksitoista (12) kuukautta jäsensuhteen päättymisestä tai kunnes muu henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, käyttäjän henkilötiedot poistetaan ja muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.
Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
6. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjän hallituksen jäsenet voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.
7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.
-
Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
-
Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
-
Voimme luovuttaa jäsenen osoitetiedot (nimi, osoite, postitoimipaikka) Keuruun Laatupainolle jäsenlehtien toimittamista varten, jäsen voi halutessaan kieltäytyä vastaanottamasta jäsenlehteä ilmoittamalla siitä jäsensihteerille
9. Rekisteröidyn oikeudet
Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:
Suomen Nuorisopurjehtijat ry
Pasilankatu 2, 00240 Helsinki
tai sähköpostitse osoitteeseen jasenrekisteri@snupu.fi
Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti jäsensihteeri Emma Hirsimäelle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse jasenrekisteri@snupu.fi
Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja jäsenlehden toimittamista varten ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse jasenrekisterii@snupu.fi. Jäsen voidaan myös pyydettäessä poistaa yhdistyksen postituslistalta.
Oikeus poistaa tiedot
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän jäsenrekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse jasenrekisteri@snupu.fi. Tietoja säilytetään kaksitoista (12) kuukautta eroilmoituksesta. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistysavaimen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtävänsä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus (sähköpostiosoite) ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
11. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018.